Fragen & Antworten

Seit dem 1. März 2018 ist die Hotstegs Rechtsanwaltsgesellschaft mbH für die Stadt Köln als externe Ombudsstelle für Anregungen, Hinweise und Beschwerden aus dem Amt 37 (Amt für Feuerschutz, Rettungsdienst und Bevölkerungsschutz) tätig. Die Kanzlei übernimmt damit die Aufgabe eines Vertrauensanwalts für Mitarbeitende. Durch die Bestellung einer externen Stelle setzt die Stadt Köln ein klares Signal, dass sie Anregungen, Hinweise und Beschwerden ernstnimmt.

Das Instrument einer so genannten Ombudsstelle hat sich in den letzten Jahren in Behörden und Unternehmen etwa im Bereich der Korruptionsbekämpfung bewährt und etabliert. Häufig bestehen Hemmschwellen für einen Mitarbeitenden, auf Missstände hinzuweisen. Wendet er sich an behördeninterne Stellen, besteht die Sorge, als „Verräter“ oder „Spielverderber“ bzw. direkte oder indirekte persönliche Konsequenzen zu erfahren.

Die Ombudsstelle Feuerwehr ist ein Angebot zur Äußerung von Anliegen, Eingaben und Beschwerden für die Berufsfeuerwehr Köln. Sie ist außerhalb der Hierarchie der Feuerwehr extern angesiedelt. Sie arbeitet unabhängig und vertraulich. Hierzu sind verschiedene Rückfragen an uns gerichtet worden, die wir gerne beantworten wollen.

Das wichtigste vorweg: wenn Sie uns vertraulich erreichen wollen nutzen Sie bitte ausschließlich die direkten Kontaktdaten der Ombudsstelle.

Ersetzt die Ombudsstelle bisherige Wege?

Nein! Die Ombudsstelle ist neben allen bisherigen Möglichkeiten eingerichtet worden, Anregungen, Hinweise und Beschwerden zu äußern. Der Dienstweg, das Gespräch mit den Kollegen, der Kontakt zum Personalrat oder zu einer Gewerkschaft – alle Wege bestehen weiterhin uneingeschränkt nebeneinander.

Kann sich auch die Freiwillige Feuerwehr Köln an die Ombudsstelle wenden?

Wenn Ihr Anliegen eine Frage berührt, die sich gleichermaßen für die Freiwillige Feuerwehr wie auch für die Berufsfeuerwehr stellt, können Sie sich gerne an uns wenden. Auch Ihr Anliegen kann von uns an die Projektgruppe und die Lenkungsgruppe zur Bearbeitung weitergegeben werden.

Wenn Ihr Anliegen eine Frage berührt, die ausschließlich die Freiwillige Feuerwehr betrifft, wenden Sie sich bitte möglichst an die Stellen der Freiwilligen Feuerwehr.

unabhängig. vertraulich.

Eine moderne Behördenkultur zielt darauf ab, ein Klima des Wegschauens und des Misstrauens von vornherein zu vermeiden. Ziel ist es, Mitarbeitenden das Vertrauen zu geben, dass Dinge, die nicht korrekt laufen, zur Sprache gebracht werden können, ohne dass Vorverurteilungen gefördert werden. Die Einrichtung einer externen Ombudsstelle ist hier aus unserer Sicht der richtige Weg. Ein Mitarbeitender kann sich an die Rechtsanwälte der Ombudsstelle wenden. Diese nehmen Anregungen, Hinweise und Beschwerden entgegen und unterliegen als Rechtsanwälte ausdrücklich der Verschwiegenheitspflicht – auch gegenüber der Stadt Köln!

Ein Hinweisgeber kann sich daher ganz sicher sein, dass die Informationen nicht in falsche Hände gelangen und nicht missbraucht werden. Auch der eigene Name kann geschützt werden. Auf diese Weise werden nicht nur die datenschutzrechtlichen Vorgaben des Gesetzgebers eingehalten. Vielmehr kann die Ombudsstelle als Vertrauensperson mit dem Hinweisgeber die Probleme neutral und vertraulich erörtern. Wenn der Mitarbeitende dies wünscht, können die Informationen dann an die Stadt Köln weitergegeben werden. Der Mitarbeitende entscheidet, ob dies „offen“ (also etwa unter Nennung seines Namens) oder anonymisiert geschehen soll.

Kann ich Sie über die Geschäftsstelle bei 370 erreichen?

Nein. Nicht, wenn Sie möchten, dass Ihr Anliegen vertraulich oder anonym behandelt wird. Bitte wenden Sie sich dann direkt an uns. Die Ombudsstelle ist ein externer Ansprechpartner.

Werden alle Eingaben der Ombudsstelle in der Geschäftsstelle bei 370 erfasst und bearbeitet?

Nein. Nur die Ombudsstelle kennt alle Eingaben, die hier eingehen. Der Hinweisgeber entscheidet, wie mit der Eingabe weiter verfahren wird. Die Geschäftsstelle erhält ausschließlich die Eingaben, die von den Hinweisgebern „freigegeben“ wurden.

Darüber hinaus bearbeitet die Geschäftsstelle auch alle Eingaben, die bei ihr eingehen und die auf dem Dienstweg oder im Gespräch mit dem Stadtdirektor erstattet wurden. Hierbei handelt es sich um Verfahren unabhängig von der Ombudsstelle.

Erfährt die Stadt Köln alles, was ich Ihnen sage/schreibe?

Nein. Sie bestimmen, welche Informationen und in welcher Form (anonymisiert/nicht anonymisiert) wir die Informationen weitergeben. Wenn Sie möchten, dass eine Information ausschließlich in der Ombudsstelle verbleibt, erfährt die Stadt Köln nicht von Ihrem Anruf oder Ihrer Eingabe.

Wie erfahre ich, was aus meinem Anliegen / meiner Beschwerde geworden ist?

Die Ombudsstelle leitet alle Anliegen zeitnah, möglichst wöchentlich, (anonymisiert oder offen) an die Dienststelle weiter. Denn dort kann und muss über die Anliegen beraten und entschieden werden. Umgekehrt sollen alle Mitarbeitenden eine möglichst zeitnahe Rückmeldung über die weitere Bearbeitung erhalten. Der Bearbeitungsstand kann auch telefonisch, später voraussichtlich auch online abgefragt werden.

Kann ich Sie über die Geschäftsstelle bei 370 erreichen?

Nein. Nicht, wenn Sie möchten, dass Ihr Anliegen vertraulich oder anonym behandelt wird. Bitte wenden Sie sich dann direkt an uns. Die Ombudsstelle ist ein externer Ansprechpartner.

Werden alle Eingaben der Ombudsstelle in der Geschäftsstelle bei 370 erfasst und bearbeitet?

Nein. Nur die Ombudsstelle kennt alle Eingaben, die hier eingehen. Der Hinweisgeber entscheidet, wie mit der Eingabe weiter verfahren wird. Die Geschäftsstelle erhält ausschließlich die Eingaben, die von den Hinweisgebern „freigegeben“ wurden.

Darüber hinaus bearbeitet die Geschäftsstelle auch alle Eingaben, die bei ihr eingehen und die auf dem Dienstweg oder im Gespräch mit dem Stadtdirektor erstattet wurden. Hierbei handelt es sich um Verfahren unabhängig von der Ombudsstelle.